Zastanawiałeś się dlaczego efektywność jest tak ważna? Właściwie po co człowiek zawraca sobie tym głowę? Od czego zależy poziom chęci do pracy, osiągania wyników. Ile godzin zajmuje Ci praca, jaki % zadań udaje Ci się zrealizować danego dnia? Aż wreszcie, jesteś zadowolony z osiąganych wyników…?
Szczerze…
„Jeśli miałbym sześć godzin na ścięcie drzewa, to poświęciłbym cztery z nich na ostrzenie siekiery”.
Abraham Lincoln
Niezależnie od tego, czym się zajmujesz, doba wciąż jest za krótka aby pomieścić wszystkie zadania, które chciałbyś/chciałabyś wykonać. Brakuje Ci czasu na regularne uprawianie sportu, bo tkwisz przed ekranem komputera, kończąc raport, który powinien być gotowy na wczoraj. Jesz w biegu, bo czas przeznaczony na spokojny obiad spędzasz na spotkaniu z potencjalnym klientem. Pomimo nieustannego pędu wciąż czujesz, że jesteś w tyle. Brzmi znajomo?
Tylko jak temu zaradzić? Pracować jeszcze więcej?
Nic z tych rzeczy. Chodzi o to, by pracować krócej – ale mądrzej.
Według najnowszych badań przeprowadzonych przez Johna Pencavela z Uniwersytetu Stanford, pracownicy którzy spędzają w pracy maksymalnie 50 godzin tygodniowo są najbardziej produktywni. Ci, którzy pracują ponad 55 godzin tygodniowo, odczuwają drastyczny spadek wydajności, a osoby spędzające w biurze 70 godzin, nie robią niczego produktywnego przez dodatkowe 15 godzin.
Jaki wniosek płynie z tego badania? Zamiast robić nadgodziny lub pracować kosztem życia osobistego, skup się na tym, co naprawdę ważne.
EFEKTYWNOŚĆ – TRZY złote ZASADY
PO PIERWSZE zastosuj prawo Parkinsona. Prawo to mówi, że praca rozciąga się, aby wypełnić czas, jaki na nią przeznaczono. Kończy się to tak, że na drobne zadanie poświęcasz cały dzień – robisz kilka kaw, aby pobudzić zmęczony umysł, zastanawiasz się w nieskończoność, jak ugryźć problem. Zamiast tego, zadziałaj odwrotnie – wyznacz sobie mniej czasu na konkretne zadanie niż potrzebujesz. Dzięki temu będziesz zmuszony/-a do szybszej pracy i maksymalnego skupienia, nie będziesz tracić czasu na nadmierne myślenie – tylko poświęcisz go na działanie.
PO DRUGIE planuj pracę zgodnie z zasadą Pareto, czyli tzw. zasadą 80/20. W rzeczywistości tylko 20% naszych działań przynosi aż 80% zysku. I odwrotnie, tracimy 80% czasu na zadania, które przynoszą tylko 20% korzyści. Zidentyfikuj zadania, które są dla ciebie najbardziej kluczowe i na nie poświęcaj swój czas. Nie trać cennych minut na coś, co stanowi jedynie 20% twojego przychodu.
Zadanie na dziś: zrób listę rzeczy, które są kluczowe i najbardziej dochodowe dla Ciebie. Powieś ją nad biurkiem – to Twoje nowe priorytety.
PO TRZECIE, grupuj zadania. Jak często sprawdzasz skrzynkę mailową? Co pół godziny? Daje nam to aż 16 logowań na poczcie podczas 8-godzinnego dnia pracy. Jedno sprawdzenie poczty to ok 2 minuty, czyli 36 minut dziennie TRACISZ na sprawdzanie korespondencji elektronicznej. To wystarczająco dużo czasu na lunch, krótki spacer czy drzemkę. A gdyby sprawdzać pocztę dwa razy dziennie, o 9:00 (najwięcej maili jest wysyłanych zaraz po rozpoczęciu pracy) i po południu, powiedzmy o 14:00? Zyskujesz cenny czas i nie rozpraszasz się, zerkając co chwilę na skrzynkę. O to właśnie chodzi w grupowaniu zadań. Poczekaj, aż się skumulują i wtedy je wykonaj – dzięki temu zrobisz je szybciej i nie będą rozpraszać Twojej uwagi podczas naprawdę ważnych projektów zawodowych.
Jak widzisz, więcej nie znaczy lepiej, przynajmniej w kontekście zawodowym. Mądra i dobrze zaplanowana praca to kluczowy element sukcesu. Dzięki powyższym krokom zyskasz czas bez konieczności dodawania kolejnych godzin do dnia pracy. Trzymam za Ciebie kciuki!
A jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia w dążeniu do efektywności i produktywności, skorzystaj z COACHINGU BIZNESOWEGO – wspólnie wypracujemy Twoją drogę do sukcesu.